Ara Lavoro – Obbligo di tracciamento dei rimborsi spesa trasferte e assegnazione di automobili in uso promiscuo

Le nuove disposizioni (articolo 10) del Disegno di Legge di Bilancio 2025 in via di approvazione, introducono il concetto di tracciabilità, durante la trasferta, di tutte le spese sostenute dai dipendenti e dai collaboratori.

Salvo improbabili modifiche dell’ultimissima ora, a partire dal 1 gennaio 2025, sarà vigente l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, carte di debito o bonifici bancari, previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997, per tutte le spese ordinarie effettuate durante le trasferte aziendali dai dipendenti, co.co.co., amministratori.

La finalità principale è contrastare l’evasione fiscale

Senza un pagamento tracciato, per i datori di lavoro non sarà più possibile la deduzione fiscale. Ad esempio, qualora le spese venissero pagate in contanti, esse non sarebbero deducibili ai fini IRES, IRPEF e IRAP, con conseguente penalizzazione fiscale per l’azienda.
E per il dipendente, il relativo rimborso entrerebbe nel computo dell’imponibile fiscale e contributivo con relativo assoggettamento e seguente trattenuta in busta paga.
Le spese in questione sono quelle di vitto e alloggio e quelle sostenute per il trasporto e viaggio effettuato con vettori diversi da quelli pubblici di linea di cui all’articolo 1 della Legge n. 21/1992 ovvero taxi o noleggio con conducente (cd. NCC).
Con impostazione del tutto analoga, il disegno di Legge di Bilancio (art 10 lettera d) impone anche che dal 01/01/2025 le spese di rappresentanza siano deducibili (deducibilità ex art 108 TUIR) solo a condizione che i pagamenti siano eseguiti con versamento bancario o postale ovvero con altri mezzi tracciabili.
Al fine di ottenere la richiesta tracciabilità, le aziende potranno mettere a disposizione dei dipendenti carte aziendali (di credito o di debito) oppure si ritiene che possano consentire al dipendente l’utilizzo della propria carta.

Trasferte all’interno del territorio comunale

In ambito di trasferte dei dipendenti all’interno del territorio comunale, l’articolo 51, comma 5, del Tuir prevede la piena imponibilità dei rimborsi e delle indennità corrisposte al lavoratore, con la sola eccezione dei “rimborsi delle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore”, che sono escluse dalla formazione del reddito.
Con l’articolo 3, comma 1, lettera b), punto 3) del “Decreto Legislativo Irpef-Ires” approvato in via definitiva dal Consiglio dei Ministri il 3 dicembre, questa disposizione viene semplificata, estendendo l’esenzione a tutti i rimborsi per spese «di viaggio e trasporto comprovate e documentate». Di conseguenza, da gennaio 2025 non sarà più necessario che tutti i documenti provengano dal vettore.
La nuova formulazione risulta utile poiché, permette di superare alcuni dubbi interpretativi. In particolare, la criticità principale riguardava la difficoltà di poter collegare la spesa del dipendente al documento di viaggio nel caso dei titoli non nominativi, come ad esempio i biglietti dell’autobus, dei treni regionali e simili.
Ora, il semplice richiamo alle spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, consente di integrare la documentazione fornita dal vettore con ulteriori dati acquisiti da altre fonti, nel caso in cui le informazioni del vettore risultassero poco dettagliate o non chiaramente attribuibili a un dipendente specifico.
Ciò detto, la disciplina fiscale sulle trasferte all’interno del territorio comunale non cambia: i rimborsi esenti da tassazione continueranno a essere solo quelli per spese di trasporto, relative a trasferte (no tragitto casa-lavoro).

Nuova disciplina fiscale contributiva per le automobili concesse in uso promiscuo (fringe benefit)

Il disegno di legge di Bilancio 2025 di imminente approvazione prevede dal 2025 una nuova tassazione delle auto concesse ad uso promiscuo ai dipendenti, co.co.co e amministratori.
Il nuovo Regime, volto a raggiungere gli obiettivi di transizione ecologica ed energetica, determina generalmente un incremento dei costi per le aziende e maggiori trattenute fiscali e contributive per i lavoratori.

La tassazione delle auto aziendali concesse a dipendenti ad uso promiscuo (cioè per un impiego anche personale e/o familiare, oltre che lavorativo) è disciplinata dall’articolo 51, comma 4, lettera a del TUIR, in base al quale l’imponibile fiscale di questi veicoli è determinato sulla base di due elementi: da un lato, il costo chilometrico definito annualmente dall’Aci per il modello specifico di veicolo, su una percorrenza convenzionale annua di 15.000 km; dall’altro, un coefficiente fiscale determinato dal legislatore. Il risultato dell’applicazione del coefficiente al costo chilometrico determina l’imponibile fiscale: questo importo deve essere diminuito dalle eventuali somme che il datore di lavoro riaddebiti al lavoratore.

La legge di Bilancio 2025, con riferimento ai veicoli con prima immatricolazione dal 2025 e concessi in uso promiscuo con contratti stipulati dal 1° gennaio 2025, modifica il coefficiente fiscale, che non viene più legato alla fascia di emissioni di Co2, ma il tipo di alimentazione utilizzato dall’automobile.

In sostanza, fino al 31 dicembre 2024, al costo chilometrico veniva applicato un coefficiente fiscale, determinato in base alle emissioni di Co2 del veicolo secondo le seguenti percentuali:
• 25% per veicoli con emissioni fino a 60 g/km;
• 30% per quelli tra 61 e 160 g/km;
• 50% per la fascia 161-190 g/km;
• 60% per oltre 190 g/km.

Dal 1° gennaio 2025, con riferimento ai veicoli di nuova immatricolazione concessi in uso promiscuo con contratti stipulati dal 1° gennaio 2025, i coefficienti fiscali utilizzabili saranno i seguenti:
• 10% in caso di attribuzione di veicoli elettrici;
• 20% in caso di assegnazione di veicoli “elettrici plug-in ibridi”;
• 50% in tutti gli altri casi.

Statisticamente si può rilevare come, fino ad oggi, la gran parte delle automobili concesse in uso promiscuo ai lavoratori si colloca nella fascia di emissioni Co2 61-160 g/km (cui consegue il coefficiente fiscale del 30%) e non è costituita da automobili con alimentazione elettrica o ibrida pug-in (le uniche tipologie che nel 2025 sfuggiranno al coefficiente del 50%).
Se rimarranno invariati i criteri selettivi nell’approvvigionamento di automobili da concedere in uso promiscuo ai dipendenti, e quindi la scelta continuerà a ricadere prevalentemente su veicoli a benzina, gasolio, metano, gpl, ma anche mild hybrid o full hybrid, la maggior parte delle automobili immatricolate dal 2025 ed assegnate con contratti stipulati dal 1° gennaio 2025 saranno assoggettate al coefficiente del 50% (anziché il prevalente 30% di cui alla vecchia normativa) con seguente evidente aumento degli oneri contributivi aziendali e delle ritenute fiscali e contributive in busta paga per il dipendente, con riduzione del netto che potrà arrivare anche fino a 100 euro mensili.

I nuovi coefficienti fiscali si applicheranno agli autoveicoli (nonché motocicli e ciclomotori) “di nuova immatricolazione, concessi in uso promiscuo con contratti stipulati a decorrere dal 1° gennaio 2025”.
Al fine dell’applicazione dei nuovi coefficienti è quindi necessario che sia l’immatricolazione dell’automobile, sia il contratto con il lavoratore per la concessione in uso promiscuo siano successivi al 1 gennaio 2025. Non rileva la data di acquisto o noleggio del veicolo.

Con efficacia dal 01/01/2025, la nuova disciplina (lettera a del comma 4 dell’art 51 del TUIR) si sostituisce alla precedente, senza prevedere una disciplina transitoria, il che pone interrogativi in ordine alla corretta definizione fiscale-contributiva delle fattispecie che non rientrano nel campo di applicazione della nuova norma, come nel caso dei veicoli immatricolati prima del 2025, o comunque concessi mediante un contratto stipulato con il dipendente prima del gennaio 2025.
Al riguardo si auspicano chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Lo Studio rimane a disposizione per eventuali chiarimenti.